Kontormedarbejderens hurtige bestilling af mødeforplejning og frokosttilmelding
Bestil mødeforplejning med få klik samtidig med mødebookingen i Outlook og glæd dig til et møde fyldt med gode smagsoplevelser, hvor deltagerne føler sig velkomne. Direkte fra Outlook er det også let at tilmelde sig til virksomhedens frokost på udvalgte dage - og til den ønskede menu
Brugt af disse virksomheder
Bestil mødeforplejning når du booker mødet
VisionCatering er en app til jeres eksisterende Office 365, så når du booker et kalendermøde i Outlook, kan du samtidig og med få klik bestille mødeforplejning og forfriskninger til mødet. Menuen, der kan vælges mellem (kaffe, vand, kage, mad m.m.) er specialtilpasset ud fra køkkenets udvalg til netop det valgte mødelokale.
Med 3 klik...
Kan I nu nyde drikke- og spisevarer til jeres møde, helt automatisk.
Når du booker et møde, så skal der kun 3 klik til for at få kaffe, vand, kage eller mad til mødet, hvis køkkenet har det på lager.
Klar til at forbedre jeres mødeforplejning?
Book en gratis demo i dag og se hvordan VisionCatering sparer tid, minimerer fejl og gør jeres møder mere professionelle.
Når en kontormedarbejder planlægger et møde, skal alt helst køre så problemfrit som muligt, og det inkluderer også bestilling af mødeforplejning. Med VisionCatering er denne proces nu nemmere end nogensinde før. Direkte fra Outlook kan medarbejderen hurtigt tilføje mad og drikke til mødet uden at skulle forlade sin kalender.
Når mødet oprettes i Outlook - eller ved åbning af et eksisterende kalendermøde - vises i Outlook et nyt ikon i mødeindkaldelsen, hvor medarbejderen kan vælge præcis, hvad der skal serveres til mødet. Her kan du se en oversigt over tilgængelige retter, drikkevarer og snacks, alt sammen baseret på virksomhedens eget køkket og dets udbud eller receptionens leveringsmuligheder. Bestillingen tager kun få klik, og den sendes automatisk videre til køkkenets skærm, så køkkenet kan forberede kaffe, vand og/eller mad til tiden i det valgte mødelokale eller sted.
Der er ingen mails frem og tilbage, ingen glemte bestillinger og ingen usikkerhed om deadlines. Alt håndteres direkte i systemet. Skulle der ske ændringer til mødetidspunktet, antal deltagere eller lignende, kan bestillingen nemt justeres eller annulleres, så virksomheden undgår spild og unødige omkostninger.
For kontormedarbejderen betyder VisionCatering en langt mere strømlinet proces og arbejdsdag, hvor mødeforplejning ikke længere er en besværlig og tidskrævende opgave, men en hurtig integreret del af mødebookingen. Dette sikrer, at møder altid er godt forberedte, gæster får en professionel oplevelse, og køkkenet eller receptionen har de bedste forudsætninger for at levere maden præcist og effektivt.
Når virksomheden får besøg af eksterne gæster, er det vigtigt at sikre en professionel og velorganiseret oplevelse, og her spiller forplejningen en central rolle. Med VisionCatering kan receptionisten eller den ansvarlige medarbejder nemt bestille mad og drikke direkte gennem Outlook, samtidig med at mødet planlægees.
Ved at klikke på VisionCatering-ikonet i mødeindkaldelsen kan medarbejderen vælge imellem virksomhedens interne menu, herunder frokostretter, kaffe, te, snacks og specialbestillinger til VIP-møder. Hvis der er særlige behov, såsom vegetariske eller allergivenlige alternativer, kan disse tilføjes direkte i systemet. Bestillingen sendes automatisk til køkkenet, som får en tydelig oversigt over dagens leveringer.
På mødedagen bliver alt leveret præcist på det aftalte tidspunkt, så gæsterne får en professionel og velkoordineret oplevelse. Receptionisten eller mødearrangøren behøver ikke følge op via mails eller telefonopkald, da al kommunikation mellem bestiller og køkken foregår gennem systemet. Skulle der ske ændringer i mødets tidspunkt eller antal deltagere, så bliver bestillingen justeret, hvilket minimerer madspild og sikrer en fleksibel service.
Med VisionCatering bliver gæsteforplejning en problemfri del af mødeplanlægningen, så virksomheden kan fokusere på det vigtigste; at give gæsterne den bedst mulige oplevelse.
Se nærmere på VisionCatering
Klik på billedet for at se hvordan løsningen ser ud:
Oplev selv fordelene med VisionCatering-appen
- og få VisionCatering testet i jeres Office 365 ganske gratis
Digital bestilling af mødeforplejning i Outlook
VisionCatering-appen er Integreret i Outlook - bestil forplejning mens du planlægger mødet i kalenderen.
Opdateret oversigt for køkken- og kantinepersonalet
Hold styr på alle dagens bestillinger og sortér efter behov.
Til- og framelding til firmaets frokostordning
VisionCatering understøtter også frokosttilmelding og gør det muligt at tilmelde sig frokost via Outlook, så køkkenet kan se antallet af frokostdeltagere.
Visuelt overblik af status på bestillingerne
Med et simpelt overblik kan I nu holde styr på alle bestillinger, som er samlet et sted - på én skærm. Køkkenet kan tilpasse bestillingsmulighederne ud fra køkkenets aktuelle varer og kan sortere ordrerne ud fra status, lokale eller lokation.
Udforsk alle funktionerne
Læs om alle funktionerneSe fordelene for de forskellige medarbejderroller
Bliv klogere på, hvordan VisionCatering kan bruges af forskellige medarbejderroller og i forskellige scenarier
Ofte stille spørgsmål
Har du spørgsmål om VisionCatering? Vi har samlet de mest almindelige spørgsmål og svar, så du hurtigt kan finde den information, du har brug for.
Hvad er fordelene ved VisionCatering?
Planlæg og levér mødeforplejning effektivt for at sikre, at dine møder altid er perfekt dækket ind med den ønskede forplejning. VisionCatering hjælper dig med at undgå møder, hvor der først skal hentes kaffe, vand m.m., men hvor mødet kan sættes godt igang - med den ønskede mødeforplejning, der skaber godt rammer for mødet. Bestilling af mødeforplejning foretages i Outlook, når mødet bookes i kalenderen, og dem, der skal levere kaffe, vand m.m. kan se alle dagens leveringer samlet på en skærm.
Sæt en grænse for omkostninger pr. ordre eller et specifikt antal af en bestemt vare. På den måde undgår I, at der bliver bestilt for lidt eller for meget.
Ligeledes kan hver medarbejder i Outlook let angive, hvilke dage, personen spiser med i frokostordningen, så der kun produceres mad til et forud aftalt antal personer - og derved undgår madspild.
Hvordan installerer man VisionCatering?
VisionCatering er en standard app til Office 365, der er fuldt integreret med jeres eksisterende Outlook, som gør installation og distribution hurtig og nem. IT-afdelingen eller virksomhedens Office-administrator installerer VisionCatering én gang via Microsoft App Source, hvorefter alle (tilvalgte) medarbejderer automatisk får adgang til at bestille mødeforplejning direkte i Outlook.
Med en nem installation er der ingen kompleks opsætning, ingen trejdeparts-programmer og med fuld integration i jeres Office 365-miljø, betyder det en mindre administration og en strømlinet proces for udrulningen og driften af VisionCatering i organisationen.
1. Download VisionCatering fra Microsoft App Source
Jeres IT-administrator tilføjer VisionCatering til virksomhedens Microsoft Office 365-miljø via Microsoft App Source Business Apps – Microsoft AppSource og tilmelder jer VisionCatering-løsningen (gratis) på dette link: https://catering.visionpeople.dk
2. Opsæt jeres stamdata
Herefter kan administratoren konfigurere indstillinger, såsom hvilke lokationer, mødelokaler og forplejningsmuligheder, der skal være tilgængelige i de enkelte mødelokaler.
3. Brugeradgang
Vælg i Office 365-miljøet, hvilke (eller alle) medarbejdere, der skal teste VisionCatering. Appen bliver herefter automatisk tilgængelig for disse medarbejdere, når de i Outlook opretter et møde, så de kan begynde at bestille forplejning uden yderligere opsætning. Mødeforplejningsordrene bliver vist på https://catering.visionpeople.dk i takt med, at der bestilles mødeforplejning fra Outlook.
Er VisionCatering sikkert at bruge?
VisionCatering er udviklet med fokus på sikkerhed og overholder alle Microsofts standarder for virksomhedsapplikationer. Da løsningen er direkte integreret i Microsoft 365, følger den de samme sikkerhedsprotokoller, som I allerede anvender i jeres organisation, og websitet med overblik over dagens bestillinger kan afvikles på jeres egen webserver.
Data håndteres sikkert og krypteres både under overførsel og lagring for at beskytte følsomme oplysninger. Vi gemmer ikke udnødvendig brugerdata, og alle bestillinger behandles direkte i jeres interne system uden at blive delt med eksterne tredjeparter. Virksomheden har fuld kontrol over, hvem der har adgang til VisionCatering i jeres eget system, og IT-administratoren kan nemt styre appens rettigheder via Microsofts administrationspanel. Derudover sikrer single sign-on (SSO) via Microsoft, at brugerne ikke skal logge ind med separate konti, hvilket mindsker risikoen for sikkerhedsbrud. VisionCatering opdateres og vedligeholdes løbende i overensstemmelse med gældende GDPR-krav og andre databeskyttelseslove, så I altid kan være sikre på, at jeres data håndteres forsvarligt og i overensstemmelse med lovgivningen.
Hvis du har spørgsmål omkring sikkerheden og databehandlingen, er du velkommen til at kontakte os for yderligere information.
Hvad koster VisionCatering?
Abonnementet afhænger af virksomhedens antal af Officebrugere. Prisen ligger på 10 kr. pr. Officebruger for de første 100 brugere, derefter 8 kr. pr. Officebruger efter de første 100 brugere. Hvis virksomheden er over 500 Officebrugere, sænker vi prisen pr. Officebruger til 6 kr.
Hvis der kun er op til 3 ansatte i virksomheden, er VisionCatering gratis!
Eksempel:
100 Officebrugere = 1.000 kr./måneden (100 brugere * 10 kr.)
200 Officebrugere = 1.800 kr./måneden (100 brugere * 10 kr. + 100 brugere * 8kr.)
Alle priser fratrækkes 5% rabat ved valg af årligt forudbetalt abonnement (og først efter 30 dages gratis testperiode).
Er I en større virksomhed med over 1.000 Officebrugere, så kontakt os mere information og find ud af hvordan vi kan hjælpe jer med at optimere jeres mødeforplejningsprocesser og frokosttilmeldinger.
Hvad er VisionCatering?
VisionCatering er en app til Office 365, der er integreret direkte i Microsoft Outlook og gør det nemt at bestille mødeforplejning, mens du booker et møde i din Outlook-kalender.
Det fungerer så nemt, at når du opretter et møde i Outlook, så kan du med et enkelt klik på VisionCatering-ikonet vælge og bestille forplejning fra din virksomheds køkken/kantine. Bestillingen sendes automatisk til de ansvarlige og vises på en skærm - og så sørger de for leveringen.
Samtidig så giver VisionCatering adgang til, at medarbejderne kan til- og fravælge frokostordningen på de specifikke dage, så køkkenet hele tiden ved, hvor mange personder, de skal levere frokost til.
Hvad med support?
Hvis I har spørgsmål eller brug for hjælp, kan I altid kontakte vores VisionCatering supportteam på support@visionpeople.dk. Vi står altid klar til at hjælpe jer godt i gang!
Kan det prøves gratis?
Ja! Vi tilbyder en prøveperiode på 30 dage med fuld adgang til alle funktioner og support, og vi hjælper også gerne med at sætte løsningen op med varer, lokaler osv. i jeres Outlook, så I kan teste app'en gratis i 30 dage.
Kontakt os og så sætter vi et Teamsmøde op, hvor vi kan vise jer alle funktionerne i brug.
Hvem kan bruge det?
Alle medarbejdere i en virksomhed kan bruge VisionCatering, så snart appen er tilvalgt fra Office 365. Det kræver blot, at virksomhedens Office Administrator har aktiveret app'en via Microsoft AppSource.
Da VisionCateringer er integreret i Outlook, så kan du bestille forplejning uden at oprette en bruger eller lignende. Da brugeren allerede er i virksomhedens Office-tenant, slipper man for at skulle oprette en seperat konto eller logge ind i et eksternt system. Og når Outlook opdaterer til nye versioner - så er appen automatisk kompatibel med den nye version.