Receptionistens oversigt over mødeforplejninger
Receptionisten fungerer som et bindeled mellem mødeplanlægningen og den praktiske håndtering af mødeforplejningen. Med adgang til VisionCatering kan mødeindkalder nemt bestille forplejning til møder, og receptionen kan hurtigt og overskueligt få overblik over dagens møder - og derved lettere administrere basale forplejningsvarer som kaffe, te, vand og snacks til møderne, så gæster altid bliver taget godt imod. Receptionen kan se kommende bestillinger, koordinere med køkkenet og sikre, at mødelokalerne er klar til brug.
Brugt af disse virksomheder
Overblik over dagens møder
VisionCatering giver receptionen en overskuelig oversigt over dagens møder, så receptionisten kan planlægge den ønskede mødeforplejning og evt. AV-udstyr til møderne i de forskellige mødelokaler - og samtidig tage ekstra godt imod dagens gæster med et veldækket mødebord.
Kaffe til alle møder
Om det er et enkelt eller mange møder, så er VisionCatering lige til.
Når medarbejdere og gæster har forberedt sig til et møde, så er et velanrettet mødelokale med den ønskede mødeforplejning en vigtig brik.
Klar til at forbedre jeres mødeforplejning?
Book en gratis demo i dag og se hvordan VisionCatering sparer tid, minimerer fejl og gør jeres møder mere professionelle.
Receptionisten spiller en central rolle i at sikre en god oplevelse for både medarbejdere og gæster. Med VisionCatering bliver det lettere end nogensinde at bestille kaffe, te, vand og snacks, så der altid er forplejning klar til møderne. Receptionisten kan hurtigt lægge en bestilling via Outlook, og systemet sørger for, at alt er registreret korrekt, så der aldrig mangler noget til gæsterne.
Hvis virksomheden har et internt køkken, kan receptionisten nemt kommunikere med dem via systemet og sende bestillinger direkte. Er der ingen kantine, kan VisionCatering stadig bruges til at administrere forplejning fra eksterne leverandører, hvilket gør det ideelt for både store og små virksomheder.
Systemet sikrer desuden, at der er overblik over tilbagevendende bestillinger, så der altid er styr på de daglige behov. Receptionisten slipper for besværet med manuel koordinering og kan i stedet fokusere på at give gæsterne en varm velkomst og sørge for en gnidningsfri mødeafvikling.
Receptionisten er ofte det første ansigt, gæster møder i virksomheden, og en velforberedt reception skaber et professionelt førstehåndsindtryk. Med VisionCatering kan receptionisten hurtigt bestille eller levere kaffe, te og andre fornødenheder, så mødedeltagerne altid bliver budt velkommen med den bedste forplejning.
Hvis der er et internt køkken, kan receptionisten nemt kommunikere med dem gennem systemet og sikre, at alle bestillinger er registreret korrekt. Arbejder virksomheden med eksterne leverandører, gør VisionCatering det muligt at koordinere bestillingerne gnidningsfrit med eksterne madleverandører. Systemet er ikke kun skabt til store virksomheder, også mindre virksomheder uden kantine kan drage fordel af VisionCatering ved at administrere deres forplejning mere effektivt.
Se nærmere på VisionCatering
Klik på billedet for at se hvordan løsningen ser ud:
Oplev selv fordelene med VisionCatering-appen
- og få VisionCatering testet i jeres Office 365 ganske gratis
Digital bestilling af mødeforplejning i Outlook
VisionCatering-appen er Integreret i Outlook - bestil forplejning mens du planlægger mødet i kalenderen.
Opdateret oversigt for køkken- og kantinepersonalet
Hold styr på alle dagens bestillinger og sortér efter behov.
Til- og framelding til firmaets frokostordning
VisionCatering understøtter også frokosttilmelding og gør det muligt at tilmelde sig frokost via Outlook, så køkkenet kan se antallet af frokostdeltagere.
Visuelt overblik af status på bestillingerne
Med et simpelt overblik kan I nu holde styr på alle bestillinger, som er samlet et sted - på én skærm. Køkkenet kan tilpasse bestillingsmulighederne ud fra køkkenets aktuelle varer og kan sortere ordrerne ud fra status, lokale eller lokation.
Udforsk alle funktionerne
Læs om alle funktionerneSe fordelene for de forskellige medarbejderroller
Bliv klogere på, hvordan VisionCatering kan bruges af forskellige medarbejderroller og i forskellige scenarier
Ofte stille spørgsmål
Har du spørgsmål om VisionCatering? Vi har samlet de mest almindelige spørgsmål og svar, så du hurtigt kan finde den information, du har brug for.
Hvad er fordelene ved VisionCatering?
Planlæg og levér mødeforplejning effektivt for at sikre, at dine møder altid er perfekt dækket ind med den ønskede forplejning. VisionCatering hjælper dig med at undgå møder, hvor der først skal hentes kaffe, vand m.m., men hvor mødet kan sættes godt igang - med den ønskede mødeforplejning, der skaber godt rammer for mødet. Bestilling af mødeforplejning foretages i Outlook, når mødet bookes i kalenderen, og dem, der skal levere kaffe, vand m.m. kan se alle dagens leveringer samlet på en skærm.
Sæt en grænse for omkostninger pr. ordre eller et specifikt antal af en bestemt vare. På den måde undgår I, at der bliver bestilt for lidt eller for meget.
Ligeledes kan hver medarbejder i Outlook let angive, hvilke dage, personen spiser med i frokostordningen, så der kun produceres mad til et forud aftalt antal personer - og derved undgår madspild.
Hvordan installerer man VisionCatering?
VisionCatering er en standard app til Office 365, der er fuldt integreret med jeres eksisterende Outlook, som gør installation og distribution hurtig og nem. IT-afdelingen eller virksomhedens Office-administrator installerer VisionCatering én gang via Microsoft App Source, hvorefter alle (tilvalgte) medarbejderer automatisk får adgang til at bestille mødeforplejning direkte i Outlook.
Med en nem installation er der ingen kompleks opsætning, ingen trejdeparts-programmer og med fuld integration i jeres Office 365-miljø, betyder det en mindre administration og en strømlinet proces for udrulningen og driften af VisionCatering i organisationen.
1. Download VisionCatering fra Microsoft App Source
Jeres IT-administrator tilføjer VisionCatering til virksomhedens Microsoft Office 365-miljø via Microsoft App Source Business Apps – Microsoft AppSource og tilmelder jer VisionCatering-løsningen (gratis) på dette link: https://catering.visionpeople.dk
2. Opsæt jeres stamdata
Herefter kan administratoren konfigurere indstillinger, såsom hvilke lokationer, mødelokaler og forplejningsmuligheder, der skal være tilgængelige i de enkelte mødelokaler.
3. Brugeradgang
Vælg i Office 365-miljøet, hvilke (eller alle) medarbejdere, der skal teste VisionCatering. Appen bliver herefter automatisk tilgængelig for disse medarbejdere, når de i Outlook opretter et møde, så de kan begynde at bestille forplejning uden yderligere opsætning. Mødeforplejningsordrene bliver vist på https://catering.visionpeople.dk i takt med, at der bestilles mødeforplejning fra Outlook.
Er VisionCatering sikkert at bruge?
VisionCatering er udviklet med fokus på sikkerhed og overholder alle Microsofts standarder for virksomhedsapplikationer. Da løsningen er direkte integreret i Microsoft 365, følger den de samme sikkerhedsprotokoller, som I allerede anvender i jeres organisation, og websitet med overblik over dagens bestillinger kan afvikles på jeres egen webserver.
Data håndteres sikkert og krypteres både under overførsel og lagring for at beskytte følsomme oplysninger. Vi gemmer ikke udnødvendig brugerdata, og alle bestillinger behandles direkte i jeres interne system uden at blive delt med eksterne tredjeparter. Virksomheden har fuld kontrol over, hvem der har adgang til VisionCatering i jeres eget system, og IT-administratoren kan nemt styre appens rettigheder via Microsofts administrationspanel. Derudover sikrer single sign-on (SSO) via Microsoft, at brugerne ikke skal logge ind med separate konti, hvilket mindsker risikoen for sikkerhedsbrud. VisionCatering opdateres og vedligeholdes løbende i overensstemmelse med gældende GDPR-krav og andre databeskyttelseslove, så I altid kan være sikre på, at jeres data håndteres forsvarligt og i overensstemmelse med lovgivningen.
Hvis du har spørgsmål omkring sikkerheden og databehandlingen, er du velkommen til at kontakte os for yderligere information.
Hvad koster VisionCatering?
Abonnementet afhænger af virksomhedens antal af Officebrugere. Prisen ligger på 10 kr. pr. Officebruger for de første 100 brugere, derefter 8 kr. pr. Officebruger efter de første 100 brugere. Hvis virksomheden er over 500 Officebrugere, sænker vi prisen pr. Officebruger til 6 kr.
Hvis der kun er op til 3 ansatte i virksomheden, er VisionCatering gratis!
Eksempel:
100 Officebrugere = 1.000 kr./måneden (100 brugere * 10 kr.)
200 Officebrugere = 1.800 kr./måneden (100 brugere * 10 kr. + 100 brugere * 8kr.)
Alle priser fratrækkes 5% rabat ved valg af årligt forudbetalt abonnement (og først efter 30 dages gratis testperiode).
Er I en større virksomhed med over 1.000 Officebrugere, så kontakt os mere information og find ud af hvordan vi kan hjælpe jer med at optimere jeres mødeforplejningsprocesser og frokosttilmeldinger.
Hvad er VisionCatering?
VisionCatering er en app til Office 365, der er integreret direkte i Microsoft Outlook og gør det nemt at bestille mødeforplejning, mens du booker et møde i din Outlook-kalender.
Det fungerer så nemt, at når du opretter et møde i Outlook, så kan du med et enkelt klik på VisionCatering-ikonet vælge og bestille forplejning fra din virksomheds køkken/kantine. Bestillingen sendes automatisk til de ansvarlige og vises på en skærm - og så sørger de for leveringen.
Samtidig så giver VisionCatering adgang til, at medarbejderne kan til- og fravælge frokostordningen på de specifikke dage, så køkkenet hele tiden ved, hvor mange personder, de skal levere frokost til.
Hvad med support?
Hvis I har spørgsmål eller brug for hjælp, kan I altid kontakte vores VisionCatering supportteam på support@visionpeople.dk. Vi står altid klar til at hjælpe jer godt i gang!
Kan det prøves gratis?
Ja! Vi tilbyder en prøveperiode på 30 dage med fuld adgang til alle funktioner og support, og vi hjælper også gerne med at sætte løsningen op med varer, lokaler osv. i jeres Outlook, så I kan teste app'en gratis i 30 dage.
Kontakt os og så sætter vi et Teamsmøde op, hvor vi kan vise jer alle funktionerne i brug.
Hvem kan bruge det?
Alle medarbejdere i en virksomhed kan bruge VisionCatering, så snart appen er tilvalgt fra Office 365. Det kræver blot, at virksomhedens Office Administrator har aktiveret app'en via Microsoft AppSource.
Da VisionCateringer er integreret i Outlook, så kan du bestille forplejning uden at oprette en bruger eller lignende. Da brugeren allerede er i virksomhedens Office-tenant, slipper man for at skulle oprette en seperat konto eller logge ind i et eksternt system. Og når Outlook opdaterer til nye versioner - så er appen automatisk kompatibel med den nye version.